Inventario, albaranes y stock

Inventario, albaranes y stock

Qué incluye esta categoría Aquí encontrarás ayuda sobre entradas de mercancía, albaranes, stock, caducidades, inventario visual y regularizaciones. El inventario conecta proveedores, materias primas, almacenes, lotes y elaboraciones. Recepciones y albaranes Cada recepción permite registrar una entrada de mercancía con proveedor, lote, fecha, caducidad y productos recibidos. Si utilizas OCR, puedes subir un albarán para extraer información automáticamente y revisarla antes de guardar. Stock y caducidades El control de stock permite ver existencias por materia prima, lote y almacén. También ayuda a detectar productos próximos a caducar o ya caducados. Inventario visual El inventario visual resume el estado de productos y lotes para facilitar revisiones rápidas. Puede ser útil para comprobar cámaras, almacenes y productos sensibles. Regularizaciones Usa regularizaciones o ajustes cuando necesites corregir existencias por merma, recuento físico, traslado o error de registro. Documenta siempre el motivo para conservar trazabilidad interna.

Preguntas frecuentes sobre albaranes, OCR, inventario y stock

¿Qué tipos de documento puedo subir? Puedes trabajar con albaranes, facturas o documentos relacionados con recepciones, siempre que el módulo correspondiente esté disponible en tu plan. Cuando uses OCR, intenta subir documentos legibles y completos para reducir correcciones manuales. ¿Puedo subir fotografías de albaranes? Sí. Puedes subir fotografías desde móvil o tablet si el archivo tiene calidad suficiente. Evita fotos borrosas, recortes incompletos, sombras fuertes o varias hojas mezcladas en una sola imagen. ¿Qué hago si mi proveedor me entrega un albarán escrito a mano? Puedes intentar subirlo si es legible, pero los documentos manuscritos suelen requerir más revisión. Si el OCR no detecta bien los datos, registra o corrige manualmente la información importante: proveedor, fecha, productos, cantidades y observaciones. He subido un albarán y no lo encuentro. ¿Dónde puede estar? Revisa: - Listado de albaranes o recepciones. - Filtros activos. - Estado de procesamiento. - Establecimiento seleccionado. - Fecha del documento. Si acabas de subirlo, espera unos minutos y vuelve a actualizar la vista. ¿Qué significa que un documento necesita revisión? Significa que algún dato no se ha podido validar con seguridad o requiere confirmación. Puede ocurrir por: - Imagen poco clara. - Datos manuscritos. - Proveedor no identificado. - Productos nuevos. - Cantidades o unidades ambiguas. - Diferencias entre líneas y totales. ¿Cómo corrijo un albarán con datos incorrectos? Abre el documento o recepción, revisa los campos detectados y corrige manualmente los datos que no estén bien. Presta especial atención a proveedor, fecha, productos, lotes, cantidades, unidades, caducidades y almacén de destino. ¿Puedo eliminar un documento que no sirve? Sí, si tienes permisos para ello. Antes de eliminarlo, asegúrate de que no lo necesitas como justificante o trazabilidad. Ten en cuenta que, si ya se procesó mediante OCR, puede seguir contando para el límite del periodo. ¿Puedo registrar una recepción sin albarán? Sí, puedes registrar una entrada manual cuando no tengas documento o cuando el albarán no sea usable. Conviene dejar una observación para explicar por qué se registró manualmente. ¿Qué almacén debo seleccionar al recibir mercancía? Selecciona el almacén, cámara o zona donde realmente se guardará el producto. Esto ayuda a mantener el stock ordenado y facilita posteriores controles de temperatura, inventario y trazabilidad. ¿Qué es el stock actual? Es la cantidad disponible que la aplicación calcula a partir de entradas, salidas, ajustes e inventarios. Para que sea fiable, debes registrar las recepciones y movimientos de forma constante. ¿Qué hago si el stock de la aplicación no coincide con el stock físico? Realiza una comprobación física y registra un ajuste o inventario real. Las diferencias suelen aparecer por: - Recepciones no registradas. - Mermas no anotadas. - Salidas o elaboraciones pendientes. - Productos duplicados. - Unidades mal configuradas. ¿Cada cuánto debo hacer inventario real? Depende de tu operativa. Como mínimo, conviene revisarlo de forma periódica y hacerlo con más frecuencia en productos críticos, caros o perecederos. ¿Puedo consultar inventarios anteriores? Sí, si el módulo conserva histórico de inventarios. Esto permite comparar fechas, cantidades, valoración y evolución del stock. ¿Cómo evito duplicados de productos? Antes de crear un producto nuevo, busca por nombre, proveedor, formato y unidad. Si detectas duplicados, unifica criterios de nombre y revisa qué producto debe mantenerse como referencia.

Stock avanzado, regularizaciones y movimientos

Qué permite el control avanzado de stock El control avanzado de stock permite revisar existencias por materia prima y lote. Puedes ver: - Stock por materia prima. - Estado bajo, medio o correcto. - Stock mínimo y máximo. - Número de lotes activos. - Almacén asociado. - Fecha de recepción. - Caducidad. - Movimientos de entrada, consumo, ajuste o restauración. Cuándo aparece una materia prima en stock Una materia prima debe tener activado el control de stock para que pueda gestionarse en el módulo avanzado. Además, necesita recepciones, regularizaciones o movimientos que generen cantidad disponible. Qué es una regularización Una regularización sirve para crear o ajustar stock cuando necesitas alinear la aplicación con la realidad física. Puede usarse cuando: - Empiezas a usar el módulo y quieres cargar stock inicial. - El recuento físico no coincide. - Falta una entrada histórica. - Se necesita corregir un lote. Qué es un ajuste de lote Un ajuste modifica la cantidad disponible de un lote ya existente. Debe usarse con cuidado y con una razón clara, por ejemplo: - Ajuste por recuento físico. - Merma detectada. - Corrección de cantidad. - Producto retirado. Consumos por elaboración Cuando una elaboración consume materias primas con stock controlado, la aplicación puede registrar movimientos de consumo. Esto ayuda a conectar inventario, coste y trazabilidad. Qué puede fallar si el stock no cuadra Revisa: - Materia prima duplicada. - Unidad base incorrecta. - Formato de compra mal configurado. - Recepciones incompletas. - Elaboraciones sin lote correcto. - Ajustes manuales sin motivo. - Almacén equivocado. Límites por plan El stock avanzado depende del plan contratado. Si no ves el módulo o algunas funciones, puede deberse a permisos o a que el plan no incluye control avanzado de stock.

Albaranes con IA, revisión, costes y etiquetas

Qué hace la lectura de albaranes con IA Cuando el plan lo permite, la aplicación puede procesar albaranes para extraer datos de recepción. Puede ayudarte a identificar: - Proveedor. - Fecha. - Número de documento. - Productos. - Cantidades. - Unidades. - Precios o costes. - Posibles lotes o caducidades si aparecen en el documento. Qué debes revisar siempre La IA reduce trabajo manual, pero no debe validarse sin revisión. Revisa especialmente: - Proveedor correcto. - Productos reconocidos. - Unidades. - Cantidades. - Precios. - Descuentos. - Almacén de destino. - Lotes y caducidades. Qué pasa si el documento es poco legible Puede requerir corrección manual o no procesarse correctamente. Los problemas más habituales son: - Foto borrosa. - Documento cortado. - Varias hojas mezcladas. - Escritura manuscrita. - Sombras. - Productos con nombres abreviados. - Formatos no habituales. Relación con costes Si el plan tiene costes o escandallos, las recepciones pueden alimentar precios de referencia e históricos. Esto permite calcular coste de materias primas, coste de fichas y rentabilidad de elaboraciones con mayor precisión. Relación con etiquetas Desde albaranes o recepciones puedes generar etiquetas para identificar productos recibidos. Esto ayuda a mantener ordenados lotes, caducidades y almacenes. Límites de uso El procesamiento de albaranes con IA depende de créditos o límites mensuales del plan. Si el límite se agota, puedes seguir trabajando manualmente, pero el procesamiento automático puede quedar bloqueado hasta ampliar créditos, cambiar de plan o iniciar un nuevo periodo.