Proveedores, materias primas y almacenes

Proveedores, materias primas y almacenes

Qué incluye esta categoría Esta categoría agrupa la información maestra que alimenta inventario, compras, fichas técnicas y trazabilidad. Antes de registrar recepciones o elaboraciones, conviene tener estos datos bien ordenados. Proveedores Los proveedores identifican de dónde vienen los productos y materias primas. También pueden tener controles documentales asociados para revisar certificados, documentación o incidencias. Materias primas Las materias primas representan los ingredientes o productos que compras y utilizas en fichas técnicas, inventario o elaboraciones. Puedes revisar su uso en fichas, costes, unidades y referencias. Referencias de proveedor Las referencias conectan un proveedor con una materia prima concreta. Son útiles cuando un mismo ingrediente se compra a varios proveedores o cada proveedor usa códigos distintos. Almacenes Los almacenes representan cámaras, congeladores, zonas secas u otras ubicaciones. También pueden usarse para control de temperatura y organización del stock.

Cómo configurar tus proveedores

Para qué sirven los proveedores Los proveedores te permiten registrar de dónde vienen las materias primas, productos y mercancías que entran en tu establecimiento. Tenerlos bien configurados ayuda a mantener ordenada la trazabilidad, revisar albaranes y localizar rápidamente el origen de un producto si necesitas consultar una recepción anterior. Crear un proveedor 1. Entra en el apartado Proveedores. 2. Pulsa Nuevo proveedor. 3. Añade el nombre comercial del proveedor. 4. Completa los datos de contacto disponibles. 5. Guarda los cambios. No es obligatorio rellenarlo todo desde el primer momento. Puedes empezar con los datos básicos y completar la ficha más adelante. Datos recomendados Siempre que los tengas disponibles, añade: - Nombre comercial. - CIF o NIF. - Persona de contacto. - Teléfono o correo electrónico. - Dirección. - Tipo de productos que suministra. - Notas internas sobre condiciones, horarios o incidencias habituales. Relacionar proveedores con productos Cuando recibas mercancía o configures materias primas, selecciona el proveedor correspondiente. Esto permite que Gestión APPCC mantenga conectado: - El proveedor. - La materia prima o producto. - El lote recibido. - El albarán o documento asociado. - La fecha de entrada. Buenas prácticas Evita crear el mismo proveedor varias veces con nombres ligeramente distintos. Por ejemplo, en lugar de tener: - Carnes García - Carnes Garcia SL - García Carnes mantén una sola ficha con el nombre principal y utiliza las notas internas para añadir aclaraciones. Siguiente paso recomendado Después de crear tus proveedores principales, configura las materias primas habituales para que las recepciones de mercancía sean más rápidas y consistentes.

Preguntas frecuentes sobre proveedores, materias primas, formatos y almacenes

¿Cómo edito un proveedor? Entra en Proveedores, abre la ficha del proveedor y utiliza la opción de edición. Según el tipo de proveedor y los datos existentes, algunos campos pueden estar bloqueados para proteger la trazabilidad. ¿Qué datos conviene guardar de un proveedor? Como mínimo: - Nombre comercial. - Nombre fiscal si aplica. - NIF o CIF. - Dirección. - Persona de contacto. - Email o teléfono. - Categoría o tipo de proveedor. - Observaciones relevantes. ¿Puedo guardar contactos y notas del proveedor? Sí, si la ficha del proveedor incluye contactos u observaciones. Es útil para anotar horarios de reparto, condiciones, incidencias habituales o personas de referencia. ¿Qué hago si necesito cambiar datos fiscales bloqueados? No los sobrescribas sin revisar el motivo del bloqueo. Contacta con soporte o revisa la configuración del proveedor. Los datos fiscales pueden estar protegidos para evitar errores en documentos, informes y trazabilidad. ¿Qué es una materia prima? Es cualquier ingrediente, producto o material que compras y utilizas en inventario, fichas técnicas, elaboraciones o controles. Ejemplos: carne, especias, envases, aceite, ingredientes secos o productos refrigerados. ¿Qué es un formato de compra? Es la presentación en la que compras o recibes una materia prima: caja, saco, bandeja, garrafa, pack, unidad, kilo o litro. Configurar bien el formato ayuda a calcular precios, stock y escandallos. ¿Cómo relaciono un formato con la unidad base? Define una equivalencia clara. Por ejemplo: - 1 caja = 6 unidades. - 1 saco = 25 kg. - 1 garrafa = 5 litros. - 1 bandeja = 2 kg. Así la aplicación puede convertir cantidades y comparar costes. ¿Puedo tener varios formatos para una misma materia prima? Sí. Es habitual comprar el mismo producto en distintos formatos según proveedor, temporada o volumen. Lo importante es que cada formato tenga una equivalencia correcta con la unidad base. ¿Cómo comparo precios entre formatos diferentes? Convierte cada formato a precio por unidad base. Por ejemplo, compara productos por €/kg, €/litro o €/unidad en lugar de mirar solo el precio total del envase. ¿Cómo evito formatos duplicados? Usa nombres consistentes y revisa antes de crear uno nuevo. Buenas prácticas: - Mantener una unidad base clara. - Evitar nombres ambiguos como "caja grande" sin equivalencia. - Usar siempre el mismo criterio de kg, litros o unidades. - Revisar formatos antiguos antes de importar datos. ¿Para qué sirven los almacenes? Los almacenes representan cámaras, zonas, vitrinas, despensas o áreas donde guardas producto. Sirven para ordenar entradas, stock, inventarios y controles relacionados con ubicación. ¿Puedo mover producto entre almacenes? Si tu configuración lo permite, puedes reflejar movimientos o ajustes para que el stock esté alineado con la realidad. Cuando muevas producto físicamente, intenta registrarlo también en la aplicación.

Materias primas, alérgenos, precios y referencias de proveedor

Qué datos tiene una materia prima Una materia prima puede guardar: - Nombre. - Tipo: fresco, congelado, seco u otro. - Unidad base. - Unidad habitual de compra. - Factor de conversión. - Días de caducidad. - Temperatura por defecto. - Ingredientes declarados. - Alérgenos. - Trazas. - Notas. - Control de stock. Para qué sirven los alérgenos y trazas Los alérgenos y trazas ayudan a construir fichas técnicas y etiquetas más completas. Cuando una materia prima forma parte de una ficha, sus datos pueden ayudar a revisar ingredientes y alérgenos. IA de alérgenos Si el plan incluye IA de alérgenos, la aplicación puede ayudarte a marcar posibles alérgenos a partir del texto de ingredientes. No debe usarse sin revisión. El resultado final siempre debe validarlo una persona responsable. Histórico de precios Las materias primas pueden mostrar precios recepcionados. Esto permite ver: - Último precio. - Evolución por proveedor. - Total comprado. - Coste neto. - Comparativa entre proveedores o periodos. Referencias de proveedor Una referencia de proveedor conecta una materia prima interna con el código o nombre que utiliza el proveedor. Es útil cuando: - El proveedor usa códigos propios. - El nombre del albarán no coincide exactamente. - Quieres mejorar la relación entre albaranes y materias primas. Qué pasa si hay materias primas duplicadas Los duplicados provocan problemas en stock, escandallos, costes y trazabilidad. Antes de crear una materia prima nueva, busca por nombre, proveedor, referencia y formato. Buenas prácticas - Define una unidad base coherente. - Usa nombres claros. - Completa alérgenos y trazas. - Configura formatos de compra. - Activa stock solo cuando vayas a mantenerlo actualizado. - Revisa referencias de proveedor para mejorar albaranes con IA.